Sneller werken op maat.

17 februari 2021

We werden gecontacteerd door gemeente Koksijde om hun redactie op weg te helpen met InDesign en InCopy. Een complete workflow analyseren en helpen verbeteren is een heel uitdagende maar tegelijk zeer boeiende opdracht.

Desktop Publishers zijn een aparte soort in onze creatieve sector. We omschrijven ze graag als de backend developers onder de grafische ontwerpers. Een publicatie ontwerpen is namelijk één ding, maar dat ontwerp technisch opzetten en afwerken is een heel ander werkje. 

Tijdens mijn InDesign opleidingen zeg ik vaak dat je je niet moet laten verwarren door het woord Design in de naam InDesign. Het is het woordje “In” waar het om gaat, aldus Michael. 

The Case

Gemeente Koksijde publiceert maandelijks het tijdschrift Tij-dingen, een tijdschrift met informatie over de gemeente en al zijn openbare diensten en activiteiten. Met de restyling van het magazine in 2021 was het geknipte moment aangebroken om ook de workflow aan te pakken.

Ze maakten gebruik van een “klassieke” lineaire workflow waarin materiaal ongestructureerd verzameld wordt,  aan layout bezorgd wordt en nadien via mail en pdf feedback correcties worden doorgevoerd.

Wanneer je echter alle spelers in deze workflow (fotografen, copywriters, designers, layout en redacteurs) onder 1 dak hebt, dan zit je al goed om zelf een redactionele workflow op te zetten.

Met Adobe InDesign,  Adobe InCopy en een centrale plaats voor je project files ben je in staat om een non-lineaire en veel efficiëntere procedure vorm te geven.

De workflow

Een workflow is een aaneenschakeling van mensen en taken waarbij alle partijen en middelen afgestemd worden op elkaar voor een optimale flow through. Kernwoorden in een workflow zijn: organisatie, communicatie en afspraken maken. Voor de creatie van een tijdschrift ziet de workflow er als volgt uit:

Pre-productie
  • Redactie
  • Copywriting
  • Fotografie

Productie
  • Redactie
  • Design & Layout
  • Fotobewerking
  • Copywriting

Postproductie
  • Redactie
  • Copywriting
  • Layout
  • Printing

Hoe we te werk gingen

Analyse
Eerste werk is het in kaart brengen van de huidige workflow, de deelnemers en hoe ze hun taken uitvoeren. Daarbij gaan we bestanden zoals Word, Excel files en InDesign files aan een technische analyse onderwerpen.

Deze analyse stelt ons in staat om de bottlenecks te detecteren en de nodige werkpunten op te lijsten die we dan vervolgens in een training kunnen gieten.

Bevindingen
Er waren binnen de huidige workflow geen regels omtrent de aanlevering van teksten. Elke copywriter werkte op zijn eigen manier. Gevolg is dat layout nooit weet wat ze kan verwachten en telkens heel wat opkuiswerk heeft aan de bronteksten vooraleer deze in de layout kunnen gezet worden. De oplossing is verrassend eenvoudig. Stem alle documenten op elkaar af. De layout die zat al goed en diende enkel technisch aangepast te worden om beter aan te sluiten in de workflow.

Het derde pijnpunt waren revisies en correcties. Wanneer meerdere mensen een publicatie moeten nakijken is het opportuun dat iedereen op elk moment elkaars opmerkingen en feedback kan bekijken. Een betere revisiemethode was dus nodig.
Voorbereiding opleiding
Ik begon met het heropmaken van het magazine. We behouden uiteraard de stijl, maar gaan de InDesign layout technisch heropbouwen. Aandachtspunten waren hier het stramien, textflow en stijlen. Deze aspecten van het bestand vormen de basis voor een vlotte plaatsing van tekst en minimaliseren het manueel moeten toepassen van stijlen.

Daarnaast werden ook Word en InCopy templates opgesteld die naadloos aansluiten bij de opmaak in InDesign: Word en InCopy files die voorzien zijn van dezelfde stijlen als de InDesign layout en dus vrijwel zonder extra werk in de layout kunnen geplaatst worden.

De opleiding

Dag 1
Dag 1 was voor de layout afdeling. Tijdens deze dag gingen we doorheen de nieuwe layout, werden alle wijzigingen toegelicht en hierbij ook de reden voor de uitvoering ervan. Heel wat zaken in het magazine, zoals complexe styling, werden geautomatiseerd. We gingen ook aan de slag in Word want voor veel ontwerpers is Word onbekend terrein. In Word kregen ze een beter inzicht in hoe je met stijlen omgaat en wat het belang ervan is voor InDesign. Er werd ook heel wat besproken rond organisatie en bestandsopslag.

Dag 2
Bij dag 2 sloot de hele redactie aan. Nu waren dus ook de copywriters aanwezig. Ook zij kregen het volledige verhaal over stijlen in Word, InCopy en InDesign mee waardoor ze het belang en vooral de voordelen ervan zagen. We bekeken de nieuwe Word templates en hoe die te gebruiken. Nadien volgde een live voorbeeld van hoe je deze naadloos kan plaatsen in InDesign met behoud van stijlen.

Ze kregen ook een diepgaande introductie in InCopy en het advies om Word in de toekomst achterwege te laten en all in te gaan met InCopy. Dat wil zeggen dat je teksten onmiddellijk in InCopy schrijft en gebruikmaakt van templates. Het grote voordeel is hier dat stijlen 1 op 1 hetzelfde zijn als de InDesign stijlen. De copywriters zien hun tekst zelf zoals die er in de layout zal uitzien.

De copywriters kregen nadien nog een dieper inzicht in hoe de copy verwerkt wordt in InDesign.

We eindigen de dag met een real life testcase waarbij de copywriters teksten schreven in InCopy, deze in de layout geplaatst werden en vervolgens aan de slag gegaan werd met de Assignment functie. Deze zorgt ervoor dat copywriting en redactie in InCopy een weergave krijgen van de definitieve layout en zelf de nodige tekstaanpassingen en correcties kunnen doorvoeren.

Na de opleiding

Nu is het aan de redactie om de opgedane kennis omtrent de tools en methodes in de praktijk te brengen. Daarbij kunnen ze, zoals al onze cursisten na een op maat traject, rekenen op technische support van onze Academy.

Het invoeren van een nieuwe workflow is geen lichte onderneming en zal nog enkele maanden vragen vooraleer iedereen zich er comfortabel bij voelt. Het gaat niet louter om nieuwe tools in gebruik nemen, maar eerder nieuwe gewoontes aanleren

Herkenbaar?

Denk je dat jouw workflow ook beter kan? Neem dan contact op met ons en we brengen je in contact met een expert ter zake. Onze Talent Academy trainers kunnen je helpen bij het verbeteren van je print, web of audiovisuele workflow. Let’s talk!
“Een hands-on opleiding op maat. Wat wil je nog meer? Een aanrader voor wie zijn eigen redactieproces wil stroomlijnen.”
Thierry Boonefaes

Geschreven door Michael

Talent Academy Manager

Michael is Adobe Certified Instructor en dat betekent dat hij steengoede opleidingen geeft. Daar kunnen zowel onze klanten als onze medewerkers over getuigen. Samen met Anke, onze H.R. manager zorgt hij ervoor dat elk personeelslid de nodige bijscholing en opleiding krijgt. Voor onze klanten stelt hij praktische opleidingen op maat samen.
​In de tijd die rest verdiept hij zich in geavanceerde technieken die het werk sneller en efficiënter laten verlopen en houdt hij continu de vernieuwingen bij Adobe in de gaten.

Nog meer lezen?

Bekijk gerust onze andere blogposts vol toffe weetjes en nieuwtjes om up-to-date te blijven.